クラウドサービスを活用した業務効率化のポイント！最大のカギはツールの連携
クラウドサービスとは、インターネットを通じて提供されるさまざまなコンピュータリソースやアプリケーションのことです。日本国内では、リモートワークの拡大に伴い、クラウドサービスの利用が増加しています。 この記事では、クラウドサービスを活用した業務効率化のポイントについてご紹介していきます。また、クラウドサービス同士を連携させることでさらなる業務効率化を実現できるので、その方法やメリットについてご紹介し...
株式会社ユニリタ
電子契約とは、電子文書上に電子署名を行うことで契約を交わすことをいいます。
電子契約は、企業の契約業務を効率化し、ペーパーレス化を推進する手段として急速に普及しつつあります。特に、電子帳簿保存法の改正により、電子データでの契約書保存が義務化されるケースが増え、適切な保管方法の理解が求められています。多くの企業が電子契約の導入を進めていますが、法的要件を満たしながら適切に文書を保管する方法については、まだ十分に理解されていないこともあります。
そこでこの記事では、電子契約の主な保管方法や保存要件について解説し、自動で管理する方法についてもご紹介します。
電子契約とは、電子文書上に電子署名を行うことで契約を交わすことをいいます。契約書を紙ではなく電子データとして作成し、電子署名やタイムスタンプを付与することで、法的効力を持たせます。
近年、ペーパーレス化や業務効率化の推進、コスト削減の観点から、多くの企業で導入が進んでいます。
従来の書面契約では、印鑑や署名が必要でしたが、電子契約では電子署名や電子証明書を利用することで、書面と同等の法的効力を持たせることが可能です。
また、契約プロセスのデジタル化により、業務のスピードアップとセキュリティの向上も期待できます。
電子契約の導入は、企業の契約管理において多くのメリットをもたらします。
ここでは、契約書を電子化することによる具体的なメリットについて解説します。
従来の紙の契約書では、以下のようなコストが発生します。
電子契約を導入することで、収入印紙などが不要となり、大幅なコスト削減が可能です。 また郵送や印刷の手間もなくなり、契約業務にかかる人的コストも削減できます。
契約書は、一定期間、保管する必要があり、紙の契約書はオフィスや倉庫のスペースを圧迫します。特に、契約書が増えると、ファイリングや管理の手間も増加し、物理的なスペースだけでなく、人的コストも発生します。
電子契約を導入すると、保管スペースを削減できます。
契約書の電子化により、業務効率が大幅に向上します。
紙の契約書では、
というプロセスが必要でした。 このため、契約締結までに数日から数週間かかることが一般的でした。
電子契約を導入すれば、オンライン上で署名・押印が完結するため、契約締結時間を大幅に短縮できます。
電子契約の導入に当たり、電子契約システムを導入することで、以下のような業務を自動化できるため、業務効率化につながります。
電子契約は、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。
紙の契約書は、印鑑の偽造や差し替えが可能であり、改ざんリスクが伴います。
電子契約では、電子署名やタイムスタンプを活用することで、契約書の改ざんを防止できます。
紙の契約書は、物理的に持ち出しやコピーが可能で、情報漏えいや紛失のリスクがあります。
電子契約システムでは、アクセス権限を設定し、特定の担当者のみが閲覧・編集できるよう制御できるため、情報漏えいを防ぐ効果が高いといえます。
紙の契約書は、火災や水害などの災害時に破損・汚損するリスクがあります。
電子契約はクラウド上に保存されるため、データのバックアップが自動で行われ、災害時のリスクも低減できます。
電子契約を導入した企業にとって、契約書の適切な保管方法を理解し、実践することは極めて重要です。
電子契約書は、従来の紙の契約書と異なり、デジタル形式での管理が可能となるため、保管方法によって業務の効率や法的対応の容易さが大きく変わります。
ここでは、電子契約書の主な保管方法として「電子データのまま保管する方法」と「紙の契約書をスキャンしてデータとして保管する方法」について解説します。
電子契約の最大のメリットの一つが、契約書を電子データとしてそのまま保管できることです。
以下のようなポイントに注意することで、スムーズな管理が可能になります。
電子契約書を保存する際には、適切なファイルフォーマットを選択することが重要です。
一般的には、PDFが使用されます。
電子契約書を適法に保管するためには、電子帳簿保存法に準拠する必要があります。以下の要件を満たしているか確認しましょう。
電子帳簿保存法が求める要件について詳しくは、「電子帳簿保存法で定められた電子契約書の保存要件」をご覧ください。
電子契約書は、クラウドストレージを活用して保管することで、より効率的な管理が可能になります。
クラウド保管のメリットは以下の通りです。
企業によっては、過去の契約書が紙ベースで保管されているケースも少なくありません。
こうした契約書を電子化することで、スペースの削減や検索性の向上が期待できます。
スキャンしてデータ化する際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
スキャンする際は、高解像度で保存することが大切です。
こうすることで、契約書の細かな文字や印影も正確にデジタル化され、読みやすさが確保されます。
OCR（光学文字認識）技術を活用することで、スキャンした契約書の文字データを検索可能な状態にすることができます。
こうすることで、データ内のテキスト検索が可能になり、契約書の管理が飛躍的に向上します。
スキャンした契約書には、電子帳簿保存法に基づいたタイムスタンプを付与することで、真正性を確保し、法的な証拠としての信頼性を高めることができます。
スキャンデータを適切に分類・保存することで、必要な契約書を迅速に検索できます。
たとえば、以下のようなフォルダ構成を設定すると管理しやすくなります。
また、契約書データのアクセス権限を設定することで、担当者のみが閲覧・編集できるように制限し、セキュリティを強化することが可能です。
電子契約を適切に保管・管理するためには、電子帳簿保存法（電帳法）に準拠する必要があります。
電帳法では、電子取引データの保存方法や要件を定めており、企業が電子契約書を法的に有効なかたちで保存するために必要な基準を明確化しています。
電子契約書の保存において、電帳法ではまず、見積書・注文書・契約書・領収書等の取引情報に係る書面を7年間保存することを義務付けています。
ほかに以下の4つの要件を満たすことが求められます。
「真実性の確保」とは、電子契約書が改ざんされておらず、契約当時の状態を維持していることを証明できる状態にすることを指します。これにより、契約内容の信頼性が担保され、税務調査や訴訟時においても法的証拠として認められるようになります。
以前の電帳法では、すべての契約書データに対して認定タイムスタンプの付与が必要でした。
しかし、これを実現するにはコストがかかるとの批判を受けて、令和2（2020）年の電子帳簿保存法の改正で、クラウドサービスによる保存でも認められるようになりました※。
※ただし、訂正削除ができない、または、訂正削除の履歴が残るもの。
真実性を確保するためには、以下の方法が有効です。
■電子署名の付与
契約当事者の本人確認を行い、電子証明書を活用することで、契約締結後の改ざんを防ぐ。
■タイムスタンプの付与
契約が締結された時点のデータを証明し、その後の変更が行われていないことを保証する。
■ログ管理機能の活用
契約書の閲覧・編集履歴を記録し、誰がどのような操作を行ったのかを確認できるようにする。
電子契約書は、必要な時にすぐに閲覧できる状態であることが求められます。
法的にも「見読性の確保」が義務付けられており、ディスプレイやプリンターを使用していつでも閲覧できる状態にする必要があります。
■画面上で容易に閲覧可能な状態にする
企業内で利用するデバイス（PC・タブレット・スマートフォン）で閲覧可能なフォーマットであること。
■印刷可能な状態であること
監査時などに備え、必要に応じて紙での印刷ができること。
電子契約書は、必要な時に迅速に検索できるように保存する必要があります。
電帳法では、以下の検索要件を満たすことが求められます。
検索性を確保するためには、適切なフォルダ管理やOCR（光学文字認識）を活用したテキスト検索機能が必要です。
自社開発した電子契約システムを活用する場合は、概要書、つまりマニュアルを設置することが保存要件として求められています。
電子契約を導入した企業では、契約書の保管や管理を効率化するために、クラウドストレージや専用の管理システムを活用するケースが多いです。
手作業での契約書管理には、検索の手間やアクセス権限の管理、改ざん防止といった課題がありますが、クラウドベースのストレージや管理ツールを利用すれば、これらの問題を解決し、契約書の一元管理が可能です。
ここでは、電子契約書を自動で管理できる代表的なツールとして、「Box」「Googleドライブ」「Microsoft SharePoint」の3つのクラウドサービスをご紹介します。
Box（ボックス）は、企業向けのクラウドストレージサービスです。
電子契約書の保管・管理に適した機能を備えており、セキュリティやアクセス管理機能が強化されている点が特徴です。
外部との共有機能も充実しているため、取引先や顧客との契約書管理にも適しています。
■一元管理と効率化が可能
Boxでは、契約書作成から締結、期限切れ契約書の自動廃棄までを一元的に管理できます。
電子サインの機能（Box Sign）が標準搭載されており、オンライン上で簡単に署名が可能です。
■高度なセキュリティ対策が可能
高度なセキュリティ機能により、ランサムウェアや内部不正などの脅威から情報を保護することが可能です。
SSL/TLSによる通信の暗号化や、さまざまな国際的セキュリティ規格への準拠が行われています。
■電子署名の法的有効性がある
Box Signによる電子署名は法的に有効な署名として認められており、署名プロセスが自動的に記録されるため、監査証跡の管理が容易になります。
Googleドライブは、中小企業でも導入しやすいクラウドストレージサービスの一つで、契約書の保存・管理を簡単に行うことができます。
Google Workspace（旧G Suite）との統合により、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドとの連携もスムーズで、契約書関連の業務を効率化できます。
■手軽に導入できる
Googleドライブは無料プランでも利用可能であり、手軽に導入できるのが特徴です。
ビジネス向けのGoogle Workspaceを活用すれば、管理者権限の設定やアクセス制御も可能になります。
■他のGoogleサービスとの連携がスムーズ
Googleドキュメントで契約書を作成し、そのままGoogleドライブに保存して共有することで、紙の契約書を電子化するプロセスがシンプルになります。
また、Googleカレンダーと連携すれば、契約の更新期限を自動でリマインドすることも可能です。
■高度なセキュリティ対策が可能
Google Driveの強力なセキュリティ機能と電子契約サービスのデータ保護機能を組み合わせることで、文書のセキュリティが強化されます。
Microsoft SharePoint（シェアポイント）は、Microsoft365の一部として提供されているクラウドベースの文書管理プラットフォームです。
企業向けの高度なアクセス制御やワークフローの自動化機能を備えており、契約書の管理に適しています。特に、社内の契約承認フローを自動化したい場合に強みを発揮します。
■高度なアクセス管理
SharePointでは、契約書ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、社内の特定の担当者のみが閲覧・編集できるように制御可能です。
また、Microsoft 365の他のツール（Teams、Outlookなど）と連携し、シームレスに業務を行うことができます。
■ワークフローの自動化
Power Automate（旧Microsoft Flow）と連携することで、契約書の承認プロセスを自動化できます。
たとえば、新しい契約書が追加された際に通知を送る、契約の更新期限が近づいたらリマインダーを発信するといった設定が可能です。
■バージョン管理機能
契約書の変更履歴を管理できるため、誤って上書きした場合でも過去のバージョンに戻すことが可能です。
これにより、契約書の改ざんリスクを軽減し、安全な保管を実現できます。
BoxやGoogleドライブ、SharePointで契約書を管理するメリットを享受しながら、より効率化する方法を考えるなら、たとえば、binditを活用して、「クラウドサインでの契約締結後、契約書をSharePointへ保存する」というレシピを実行するのがおすすめです。
これにより、契約書の保存の手間を減らせ、保存漏れを防ぐことができます。
詳しくは、下記のページをご覧ください。
クラウドサインでの契約締結後、Googleドライブに契約書を保存する
クラウドサインでの契約締結後、SharePoint Onlineに契約書を保存する
電子契約の導入が進む中、契約書の適切な保管方法と保存要件を理解し、法的に準拠した管理を行うことが重要です。特に、電子帳簿保存法に対応するためには「真実性・見読性・検索性の確保」と「マニュアルの設置」が求められます。
電子契約の保管方法には、クラウドストレージを活用し、電子データとしてそのまま保管する方法と、紙の契約書をスキャンしてデータ化する方法の2つの選択肢があります。
また、契約書の管理を効率化するためには、Box、Googleドライブ、Microsoft SharePointなどのクラウドサービスの活用が有効です。
より、管理を簡潔にするならbindit（バインドイット）がおすすめです。
binditについて詳しくは、下記のリンク先をご覧ください。
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