Gmailでメール処理を効率化:品質とスピードを向上させる12のメソッド(後編)

~ 1日1,000件のメールをラクラク処理する方法 ~

· コラム

 

bindit:バインドイットなら、Gmail で受け取った見積書などの定型帳票を、Googleドライブの共有ドライブに保存したり、電子契約のクラウドサインで発行された発注書の承認完了をチャットツールの Slack に通知したり、クラウドアプリケーション間の作業フローを自動化できます。

目次

  1. 前編
    1. Gmailで作業効率を向上させる心構えと環境設定
      1. 電話:同期ツールに対してメール:非同期ツールだからってコール&レスポンスは必要
      2. Webブラウザのデフォルト「ダウンロード」フォルダーは決して使わない
      3. Webブラウザでは常にGmailやGoogleカレンダーが開いていること
    2. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:基本編
      1. メール署名は新規作成時だけでなく返信時も文頭に入れる
      2. Gmailのラベルとメールフィルタリング機能をこれでもかと使う
      3. 必要に応じてメールテンプレート(雛型)を使う
  2. 後編
    1. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:応用編
      1. 常に自分から返信して終わらせる
      2. チャットで済ませられる用件にメールを使わない
      3. 属人対応による過重労働排除のためにGoogleグループを活用する
    2. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:まとめ
      1. 大前提として、効率よりも効果にフォーカスする
      2. 1日1,000件の受信メールを漏らさないことを目標に工夫を重ねる
      3. Gmail と他のクラウドアプリケーションを連携させる 

なお、本稿の記載については無料版の個人向け Gmail ではなく、法人向けの Google Workspace を、会社支給PCの Windows 10 ProGoogle Chrome で使うことを前提としますので、macOSAndroidiOS 向けのスマホアプリについては、環境だけでなく機能や設定方法が異なる場合がありますのでご参考程度としてください。

3.Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:応用編

この章は応用編として、メールの機能に限らずオペレーション全般を効率化するための筆者なりのノウハウについて紹介します。

組織のポリシーや個人の好みによって使える・使えないものもあるかと思いますが、何か発見があるようでしたらぜひお役立てください。

3-1.常に自分から返信して終わらせる

常に自分から返信して終わらせる

デジタル・ネイティブZ世代に限らず、LINE などでは「スタンプを送り合って締める」といったネチケットがあるそうですが、ビジネスメールのやり取りにおいても「自分から返信して終わらせる」という習慣をお持ちの方はどれぐらいいらっしゃるでしょうか?

前述したように、各ラベルの配下にアーカイブせず受信トレイに残っているメールは「先様がボールを持っている」状態にしておくことはもちろんです。

さらに、メールの件名に付随する用件:スレッドが完了状態にあることを宣言する意味でも、「これにて用件は完了。次の機会もまたお願いします。」といった締めのコトバが、c.c.にいる(だけ)の関与者にも周知できるようにしておくことは、タスクやワークに完了マークを付けるのと同様に重要なことではないでしょうか?

言語コミュニケーションであれば、「承知しました。」のようなコール&レスポンスを励行している人でも、ことメールになるとないがしろにしてしまっている人、結構な頻度で目にすることができるのではないでしょうか?

テレワーク/リモートワーク時代だからこそ、コミュニケーションの質を落とさずに、ToDoに「完了」マークが付いたことを、顔の見えない顧客や仲間たちと共有しようではありませんか。

3-2.チャットで済ませられる用件にメールを使わない

チャットで済ませられる用件にメールを使わない

筆者がイラッとさせられてしまうメールの一例が、「その用件とメンバーによるやり取りだったらチャットの方が早くない?」です。

特に、社内関係者だけでやり取りされるメールに多く見られますが、メールが罪なところの一つとして「ただc.c.にいるだけで目を通しもせず完全スルーしている人が少なからずいる」といった状況、皆さんの受信トレイにもよく登場するのではないでしょうか?

定例会議に参加しているのに一言も発しないばかりか、目をあけながら寝てしまっている。

お恥ずかしながら筆者も、意味がわからずに参加している会議でごくたまに起きてしまう現象ですが、そりゃ労働生産性の国際比較で先進国の地位から滑り落ちるのも致し方ない現象の一つと言えるでしょう。

労働生産性の高い国でもしそのような会議を招集しようものなら、「我々の貴重な時間を、なぜこのように何の結論も出ない・成果の見えない会議に費やさなければならないのか?!」と、会議主催者が詰問されてしまうようなこともあるでしょう。

電話と比較した時の非同期ツールとして、メールがコミュニケーション・ツール:デジタル化した手紙だとすれば、Slack Googleチャット のようなビジネスチャットはコラボレーション・ツール:デジタル化した会議室ないしは休憩室だと言えるでしょう。

思い起こせば2005年頃から、Skype Chatwork、Slack などを使い続けてきた筆者としては、Slack は主として海外・国内社外を含む広い範囲のコラボレーション用、Gmail に統合可能な Googleチャットは主として社内のコラボレーションや雑談用という位置付けで、それぞれ使えるビデオチャットなどでWeb会議なども随時・柔軟に活用しながら、臨機応変に適切なメディア/ツールを駆使して「報連相」しようと心がけております。

中でも、一定の信頼関係を築けているであろうお得意様やお取引先とは、メールの内容がややこしくなってきたところで、チャットツールから「今5分ぐらいビデオチャットで話せますか?」と投げかけて、「10分待って!」のように返ってきても、同期ツールとして活用できて混沌とした状況をクリアにできますから、ビジネスチャットは同期ツールとしても使えるという点で、電話やメールをそれぞれ単体で使う時と比べて、コミュニケーションのハードルを引き下げてくれたものとも言えるでしょう。

実際の使い方として、Slack についてはWindows版のアプリをインストールして、PCを使ったデモやプレゼンの時以外は常駐させています。

主に社内で使う Googleチャットと Gmail を同じビューで利用する方法はちょっと一クセあるので、設定方法を紹介しておきます。

Gmail で Chat をオンまたはオフにする

パソコンで Gmail を開きます。

右上にある設定アイコン "" 次の操作 [すべての設定を表示] をクリックします。

画面上部の [チャットと Meet] をクリックします。

Gmail で Chat をオンまたはオフにするには、[チャット] の横で [Google Chat] または [オフ] を選択します。

[変更を保存] をクリックします。

Gmail で Chat パネルの位置を変更する

Chat パネルは、Gmail の受信トレイの右側または左側に移動できます。

パソコンで Gmail を開きます。

右上の設定アイコン "" 次の操作 [すべての設定を表示] をクリックします。

画面上部の [チャットと Meet] をクリックします。

[チャットの位置] の横で [受信トレイの左側] または [受信トレイの右側] を選択します。

[変更を保存] をクリックします。

そのようにして利用している実際のビューがこちらです。

Gmail のビューの右側に Googleチャットを常設
  • チャット
    Googleチャットに統合される前の「Googleハングアウト」時代から、個人間のチャットツールとして利用し続けています。
  • スペース
    いわゆるグループチャットは「スペース」として、個人間のチャットとは分離して素早くアクセスできるようになっています。
    特に便利なのは、自前のスマートフォンで目にしたニュース記事などを個人の Google アカウントから会社の Google アカウントに Googleチャットで送る時に、筆者は「ニュース」というスペースを作って、デバイスを超えて共有しています。
  • 会議
    Google のWeb会議/ビデオチャットツール「Google Meet」へのショートカットとしても使えますが、Googleカレンダーをタブ固定で常に開いている筆者としては、「Gmail から予定を自動的に追加する」機能ほどの利用頻度はありません。

Slackについては、公式ホワイトペーパー「Slack で ROI を 3 倍にする方法」などもご参考にしていただけるかと思います。

1990年代後半のITバブルを期に日本市場で広まったメールは、現在でも組織内外とのオフィシャルなコミュニケーションに欠かせないツールですが、2000年頃のドットコム・バブル以降、徐々に使われ始めたメッセンジャーやチャットは、電話とメールとの間にある手軽さ・カジュアルさというコンテキストを持ったツールですから、テレワーク/リモートワーク時代に希薄になりつつある対面コミュニケーションを補完する意味でも、上手に使い分けていきたいものです。

3-3.属人対応による過重労働排除のためにGoogleグループを活用する

属人対応による過重労働排除のためにGoogleグループを活用する

皆さんは、Googleグループというプロダクトをお使いになったことはあるでしょうか?

Googleアカウントにログインした状態で前記リンクをクリックすると、「マイグループ」というビューが開くかと思います。

何を隠そうこのプロダクトは、Google 製のメーリングリストです。

メーリングリスト(英: mailing list)とは、複数の人に同時に電子メールを配信(同報)する仕組み。MLと略される。用途としては、特定の話題に関心を持つグループなどで情報交換をする場合に利用されることが多い。

メーリングリストの原理は、登録メンバーの電子メールアドレスのリストと、メーリングリスト宛ての代表電子メールアドレスを用意しておき、代表アドレスへ送信されたメールを、リストに登録されたメンバー全員のアドレスへ転送するものである。 元は郵便を利用したものがあったが、今日では専ら電子メールを用いたものを指す場合が多い。

ちなみに、筆者が過去職で情報システム部門に在籍していた際に運用していた前述のグループアドレス「helpdesk@」は、メーリングリストではなくメール配布アカウントでした。

「helpdesk@」に着信したメールを、あらかじめ設定した複数のアドレスに自動で一斉転送、メールソフトで設定しておけばメールの送信者を「helpdesk@」にもできるという仕組み自体はメーリングリストと変わりませんでしたが、掲示板がないところが異なっています。

それに対し、メーリングリストというのは、まず先に登録メンバーの皆さんが参加する掲示板があり、その掲示板への投稿は直接書き込む必要はなく、メーリングリストの指定アドレスを宛先にしたメールを送れば、登録メンバーの皆さんには投稿のタイトルと本文がメールで通知されるという仕掛けです。

90年代にインターネットが常時接続ではなかった時代、わざわざインターネット回線につないで掲示板にアクセスしなくても、メールソフトの送受信の時だけ接続すればよかったわけですね。

このメーリングリストは、大学の教職員・学生・卒業生向けに使われているところが多いかと思いますので、例えば「学校創立〇周年に向けた寄付のお願い」のような一斉通知が、大学を卒業しても利用できるメールアドレスに着信するのをご覧になった方もいるかもしれません。

当社ではこの Googleグループを、グループアドレス用途で利用しており、管理者の設定によって掲示板機能はオフになっているようです。

Google グループでは次のことができます。

1 つのメールアドレスでグループのメンバー全員にメールを送信する。

同じような趣味、関心、または経歴を持つユーザーと交流する。

特定のトピックについて学び、ディスカッションに参加する。

ミーティング、会議、予定を管理する。

共同トレイを作成し、メンバーに会話を割り当てて確認できるようにする。

なぜ、このグループアドレスが過重労働の排除につながるのか?

やはりここでも登場する電話のように、個人用のメールアドレスだけで社内外とやり取りする場合に比べて、同じグループに属する仲間のバックアップが得られるからです。

自分が不在時にも仕事をしている仲間が電話を取ってくれて、「〇〇は外出中なので、よろしければ私が代わりにご用件をお聞きします。」といった応対が楽々できてしまうような心理的安全性の高い組織であれば、さらにその効果は高まるでしょう。

特に、「helpdesk@」や「support@」のように、先様が何らかの問題を抱えていて、すぐに解消したいと考えた時に宛先になるアドレスがあれば、例え夏休みで実家に帰省していても、あらかじめ決めておいた仲間が自身の代わりになって応対できるわけです。

その結果、休み明けに大量の未読メールをさばかなければいけなくなるという弊害はありますが、そんな時は受信トレイで「helpdesk@」などで検索し、対象になるメールを複数選択した上で「ラベル」を設定してから「アーカイブ」してしまえば、後からじっくり既読にしていく作業を行えばよいはずです。

4.Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:まとめ

Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:まとめ

この章では、本稿を通じて筆者がお伝えしたかったことをまとめとしてお届けします。

4-1.大前提として、効率よりも効果にフォーカスする

皆さんの周囲には「〇〇は効率が悪い。」と言いながら、自身にとっての効率だけしか考えられずに仲間にとっては非効率なことを強いてくるような人材、いらっしゃらないですよね?

以前、ユニリタのメディアに寄稿した「IT方言の古典「業務」をビジネスプロセスの中で具体化してみる」であれば、チームの中にはそれぞれの役割:ロールを担っている仲間がいるわけで、そのメンバー一人ひとりが自分の効率だけしか考えられず、特に後工程の仲間にとっては非効率極まりないような仕事をしてしまえば、チーム自体の作業生産性は向上するどころか低下してしまうこともあるでしょう。

チームの中でわがままな振舞いばかりして、下記記事のように「二流社員」のようなレッテルを貼られないためにも、自分が「楽できる」だけではなく「楽すればみんなが儲かる」という発想で、効率よりも効果を優先した立ち居振る舞いができるようになりたいものです。

5%社員は、「作業は必ず目的を明確にしてから」を鉄則にしています。その作業の必要性を確認し、必要最低限のプロセスを描いてから、作業を開始します。

5%社員にインタビューしたところ、「最も効率が高いと感じるのは、成果につながらない作業、目標達成にインパクトを与えない作業を『やめた』ときだ」と答えていました。

そもそもその業務が不要なものなら、効率を上げて仮に8の地点からスタートしたとしても、どこまで行っても「成果」はゼロにしかなりません。

5%社員はローリスク・ローリターン戦術をとるので、成果をコツコツと積み上げます。効率化の観点では、必要のない作業にかける時間をゼロにしようと注力します。そのうえで、目標達成にインパクトを与える作業にエネルギーを集中しているのです。

4-2.1日1,000件の受信メールを漏らさないことを目標に工夫を重ねる

1日1,000件の受信メールを漏らさないことを目標に工夫を重ねる

本稿を開くや否や、目次からこのセクションにジャンプしてこられた皆さん!

もしかすると皆さんの受信トレイは、このイメージ画像の「汚部屋」のようになっているのではないでしょうか?

しかしながら、ここの小見出しのようにカンタンなソリューションを、少なくとも筆者は存じ上げません。

でも、ここに至るまでにお伝えしてきたような、仕事に対する姿勢やメールを使う上での心構え、その他モロモロの使い方などを織り交ぜていただければ、最低でも1日500件程度の受信メールは抜け漏れなくさばける上に、コミュニケーション効果を高めてくれるはずです。

なぜなら、かれこれ15年ぐらい前に筆者は1日500件程度届くメールを処理しており(すべて自身が応対していたわけではないですが)、現在でもコミュニケーションの効果を高める方法についてトライアル&エラーを繰り返し続けていることで断言できます。

ローマは一日にして成らずであれば、メール処理の高速化も一日にして成らずですね。

それでも、筆者のように「一日に1%ずつでもいいから毎日進化し続ける(単純計算でも年365%の利回り!)」といった姿勢で仕事に取り組んでいれば、1日1,000件の受信メールだって抜け漏れなく処理できるようになるはずだと信じています。(その前に、本質的な問題解決に取り組むでしょうけれども…。)

私たちは決して一人ぼっちで仕事をしているわけではなく、お客様や社内外の仲間、Gmailであれば Google先生とも一緒に働いているわけですから。

 「Gmail」の新インターフェイスについては、今年1月31日(現地時間)に披露されたもの。従来、折り畳み・展開が可能なリストとして表示されていた「Google Meet」や「Google Chat」などのアプリが画面左端のアイコンとして表示され、それぞれに通知がある場合はアイコンのバッジとして表示される「統合ビュー」を採用したことが最大の特徴だ。

4-3.Gmail と他のクラウドアプリケーションを連携させる

Gmail と他のクラウドアプリケーションを連携させる

一つ前のセクションの汚部屋イメージに対し、最後のセクションはメールコンテンツが整理・整頓されたイメージの画像にしてみましたが、最後の最後に「bindit:バインドイット」の宣伝で申し訳ありません。

でも、ここまでの長文をすべてお読みいただけるような方はそう多くないでしょうから、ぜひ同じ釜の飯を食った仲間になった気分でお付き合いいただければ幸いです。

本稿の Gmail をはじめとするクラウドアプリケーションは、はからずもwithコロナが起点になってしまった働く場所改革:テレワーク/リモートワークによって避けて通れなくなった脱ハンコや脱ペーパーの流れの中で、一気に浸透し始めました。

デジタル敗戦」や「デジタル後進国」のように自虐的な言葉ばかりが飛び交ってしまった印象のあるwithコロナですが、ここは一つ気分を変えて「ピンチだ!チャンスだ!ありがとう!」とポジティブに捉えれば、労働生産性の国際比較で後進国に陥りそうな低生産性国家:日本を、先行する高生産性国家のレベルに引き上げていくスタートラインになるであろうことは確かでしょう。

そんな時代に生まれたのが、私たちが提供する「bindit:バインドイット」です。

「bindit:バインドイット」はあなたのクラウド作業(it)を結びつける(bind)をコンセプトに

デジタライゼーションによって増え続けるクラウドアプリケーション間のワークフローを、

ノーコード・ノンプログラミングで自動化してくれるSaaS連携:iPaaSツールです。

これまで当社が提供してきたIT人材向けのプロダクトとは異なり、本社間接部門・コストセンターや直接部門・プロフィットセンターで働くビジネス人材の皆さんが、まるでスマホアプリでセルフィー画像を加工するかのような手軽さで、クラウドアプリケーションの間に残る手作業を自動化することができます。

一つ前のセクション「1日1,000件の受信メールを漏らさない」を目指す上でも、きっと皆さんのお役に立てるでしょうから、まずは当サイトのTopページをサラッとご覧いただいて、無料の資料ダウンロードからご要望などをお寄せください。

本記事へのご質問やご意見も合わせてお寄せいただければ、きっと筆者が大喜びします。

 

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