Gmailでメール処理を効率化:品質とスピードを向上させる12のメソッド(前編)

~ 1日1,000件のメールをラクラク処理する方法 ~

· コラム

今回のコラムは、binditの連携対象SaaSの一つ、Gmail を題材にして、1990年代後半からPCデスクトップにおけるオンラインコミュニケーションの効率:作業生産性はもちろんのこと、その効果を高める着眼点とその方法についてまとめます。

本稿では、bindit の連携対象アプリケーションの一つ、Google製のインターネットメール:Gmail をお使いの方々に向けて、作業効率を向上させるための設定や便利な使い方について書き起こしてみます。

そんなGmailと筆者の出会いについて、以前の投稿で触れていましたね。

思い起こせば2005年の春頃、当時はまだβ版で招待制だった Gmail の招待メールが知人から届き、それまであったメールクライアントやWebメールとは明らかに異なるシンプルなコンセプト「掲示板×インターネットメール×検索」を体感した時に、「これこそ、私たち日本人が忘れかけていたイノベーション:innovation(新結合)だ!」と、一人で歓喜したことを憶えています。

まさしく、モノが行き渡った成熟市場におけるイノベーションとは、それまでの成長市場にあった“発明”のような技術革新はほぼ出尽くした状態になり、日々の自分たちの不満の中からイノベーションのタネを発見し、それまでになかった組み合わせのアプローチで顧客の不満足をも一気に解消するものということですね。

Gmailに出会った時の衝撃を思い起こせば、一つ目は掲示板のスレッド管理のように件名=文脈:コンテキストで一覧管理できるシンプルな「UI:User Interface(ユーザーインターフェース)」であり、二つ目はいわゆる「メールの全文検索」の速さと正確さでした。

以下、前任地でユニリタのメディアに寄稿した「忙しい人には時間がある。暇な人には時間がない。~脱!働き方改革、シン・仕事のやり方改革~」などもご覧いただきながら、皆さんの作業生産性向上のお役に立てれば幸いです。

 

bindit:バインドイットなら、Gmail で受け取った見積書などの定型帳票を、Googleドライブの共有ドライブに保存したり、電子契約のクラウドサインで発行された発注書の承認完了をチャットツールの Slack に通知したり、クラウドアプリケーション間の作業フローを自動化できます。

目次

  1. 前編
    1. Gmailで作業効率を向上させる心構えと環境設定
      1. 電話:同期ツールに対してメール:非同期ツールだからってコール&レスポンスは必要
      2. Webブラウザのデフォルト「ダウンロード」フォルダーは決して使わない
      3. Webブラウザでは常にGmailやGoogleカレンダーが開いていること
    2. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:基本編
      1. メール署名は新規作成時だけでなく返信時も文頭に入れる
      2. Gmailのラベルとメールフィルタリング機能をこれでもかと使う
      3. 必要に応じてメールテンプレート(雛型)を使う
  2. 後編
    1. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:応用編
      1. 常に自分から返信して終わらせる
      2. チャットで済ませられる用件にメールを使わない
      3. 属人対応による過重労働排除のためにGoogleグループを活用する
    2. Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:まとめ
      1. 大前提として、効率よりも効果にフォーカスする
      2. 1日1,000件の受信メールを漏らさないことを目標に工夫を重ねる
      3. Gmail と他のクラウドアプリケーションを連携させる

なお、本稿の記載については無料版の個人向け Gmail ではなく、法人向けの Google Workspace を、会社支給PCの Windows 10 ProGoogle Chrome で使うことを前提としますので、macOSAndroidiOS 向けのスマホアプリについては、環境だけでなく機能や設定方法が異なる場合がありますのでご参考程度としてください。

1.Gmailで作業効率を向上させる心構えと環境設定

Gmailで作業効率を向上させる心構えと環境設定

一つ目の章では、そもそものインターネットメールというITツールを使う上での心構え(昔はネチケットなどと呼ばれました)について、ご賛同いただけるか否かは別にして、筆者の見解・意見を表明させていただきます。

さらに、Webブラウザで Gmail の画面(以下、ブラウザに表示される画面全般を指す時にビューと呼びます。)を開く前に、Windows や Webブラウザのオススメ設定もご紹介します。

1-1.電話:同期ツールに対してメール:非同期ツールだからってコール&レスポンスは必要 

電話:同期ツールに対してメール:非同期ツールだからってコール&レスポンスは必要

皆さん、コミュニケーション分野における同期ツールと非同期ツール(メディア:媒体)という分類をご存知の方はいらっしゃるでしょうか?

ITの文脈:コンテキストにおける同期ツールとは電話であり、双方が同じ時間を共有=同期していないとコミュニケーションできないツールということですね。(ただし、留守電は非同期)

それに対してメールやチャットというツールは、情報の送信者と受信者とが、同じ時間を共有していなくても=非同期でも、それぞれの都合のよい時にレスポンスすればよいという意味で、非同期ツールと呼ばれます。

だからと言って、質問や依頼メールへの回答が3日も1週間も放置されては、そもそものコミュニケーションが成立しているとは言えませんよね?

以前の記事で、日本の労働生産性が後進国に成り下がろうとしていることを憂いましたが、その背景にある小さな現象の一つとして、日本にはビジネスメールを放置する人々が少なからず存在しているのではないかと危惧しています。※いわゆる「既読スルー」とは似て非なるもの。

海外の取引先とメールで連絡している方々はおわかりかと思いますが、時差の範囲内でお互いにビジネスアワーにある時、海外の方々のレスポンスがあまりにも早いことに驚愕された経験をお持ちの方は少なくないと思います。

それに対して、筆者の狭い観測範囲ではありますが、日本企業の特に本社間接部門・コーポレートスタッフ部門の方々は、致命的なレスポンスの遅さを誇っているのではないでしょうか?

過去職で筆者が、情報システム部門に参画:ジョインした時もそうでした。

社内の現業部門から、「helpdesk@」宛てにPCの不調に関する「助けて!」メールが届いているのに、そのグループアドレスに属しているメンバーの誰一人として、対処しようとしていなかったのです。

参画前にはサーバー管理者として半年間の業務委託契約を経てから、システム運用グループのセクション・マネージャーとしてジョインした筆者でしたから、自らが担っている職務:役割に対して自分ゴトとして取り組んでいないメンバーは一目瞭然でした。

下図のようなものをいきなりホワイトボードに書き出し、「なすべき事をなしていない」メンバー以外も含めて問いかけました。

IT方言の古典「業務」をビジネスプロセスの中で具体化してみる

今、「helpdesk@」に届いた〇〇さんからのメールは、「ヘルプデスク」というロールの人が、「問い合わせ対応」というルーティン・タスクの中で、「PCの△△に関する不調への対処」というワークに取り組まないといけないんですよね?

すぐにアクションすべき主担当は誰で、副担当と重複しないようお互いに声をかけ合うというアクションが発生していて然るべきと感じたのですが、なぜ、どなたからもそのアクションが起きないのでしょう?

セクション・マネージャーとしての所信表明で、「顧客中心主義と従業員第一主義の共存」を掲げて着任した筆者でしたから、社内ヘルプデスクにとっての顧客である従業員からの問い合わせに対して、OJT:On-the-Job Training(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)のモデルケースにすることができました。

作業効率:ライフハックをテーマにしたような自己啓発本などでは、「メールの確認は朝・昼・夕方の3回でいい。」のように書かれているものを見かけたことがありますが、それは極端だとしても1日の中で作業のスキマ時間は必ずあるでしょうし、未読メールのチェック程度であっても自分本位ではなく相手本位で取り組みたいと考えています。

筆者の習慣としては、メールもチャットもほぼ同期ツールと捉えており、それぞれスマートフォンアプリで新着通知の音が鳴ったら、できるだけ速やかにPCで確認するようにしています。

「そんなことを習慣にしたら、その時進めている作業に集中できないのでは?」

おっしゃることはよくわかります。

でも、私たちがPCのデスクトップ作業に取り組んでいる時って、そんなに高度な集中を常に続けないといけないものばかりではないですよね?

そんなに集中したって、作業の期限を早められるようなことは滅多にないのではないでしょうか。

であれば、作業の息抜きぐらいの軽い気持ちで、メールやチャットに即レスできるようになってみても誰も損することはないでしょうし、むしろ早起きのように「三文の徳」が得られるかもしれないのですから。

1-2.Webブラウザのデフォルト「ダウンロード」フォルダーは決して使わない

Webブラウザのデフォルト「ダウンロード」フォルダーは決して使わない

Google Chrome をインストールしてすぐの「初期設定:デフォルト」では、Windows にログインしているユーザープロファイル配下にある「ダウンロード」フォルダーが指定されており、Gmail のような Webメールの添付ファイルや Webサイトからダウンロードするファイルなどがすべて同じフォルダーに自動で保存されるようになっています。

私用で使うPCならそれでよいのでしょうけど、会社のPCでその設定のままファイル管理するのはいかがなものかと筆者は考えます。

Googleドライブというクラウドストレージ/オンラインストレージの中に共有ドライブがありますし、ファイルサーバーなど他の共有ストレージであっても、部署別・ロール別・タスク別といった共有フォルダーに保存してそこから開くことを習慣にすれば、共有漏れによって後から右往左往してしまうような非効率も防げるでしょう。

例えば、2020年の開催予定だったTOKYOオリンピックに向けてあれだけアナウンスされながら遅々として進まなかったものの、コロナ禍で一気に加速した働く場所改革=テレワーク/リモートワークによって、ようやく日本でもWeb会議が一般化しました。

そんなWeb会議で他の参加者から画面共有された時、その人が「あれ?あのファイルどこだっけ?」のようなことを言いながら、グダグダの「ダウンロード」フォルダーでファイル名として示されている営業機密を、Web会議の参加者全員にダダ漏れさせてしまうようなシーン、皆さんも体験されたことがあるのではないでしょうか?

そのような「情報セキュリティー・リスク人材」もしくは「反ナレッジ共有原理主義者」のようなレッテルを貼られないためにも、Webブラウザ経由でやり取りするファイルは、常に組織内で共有する・されている適切なファイルとして取り扱うことをワークフローの基本にしたいものです。

1.パソコンで Chrome を開きます。

2.右上のその他アイコン その他 次の操作 [設定] をクリックします。

3.下の [詳細設定] 次の操作 [ダウンロード] をクリックします。

4.ダウンロード設定を編集します。

・デフォルトのダウンロード保存先を変更するには、[変更] をクリックして新しい場所を選択します。

・ダウンロードのたびに保存場所を選択する場合は、[ファイルごとに保存する場所を確認する] の横にあるチェックボックスをオンにします。

ちなみに筆者の場合、初期設定変更後の保存先は「デスクトップ」、そのデスクトップにはよく使う共有ドライブへのショートカットを配置しているので、長くてもほんの数秒で、ファイル共有前提のワークフローを回せるようにしています。

さらにもう一つ、前記リンク先にもある「PDF ダウンロードに関するデフォルトの権限を変更する」によって、メールに記載されているようなPDFファイルのリンクをクリックした時は、Webブラウザで開くデフォルト設定ではなく一度適切な共有フォルダーにダウンロードしてから Adobe Reader で開き、PDFファイルにマーカーを引いたりコメントを残したりできるようにしています。

なぜ、PCのローカルストレージにファイル保存することが「情報セキュリティ・リスク人材」になってしまうのか?

下記記事などもご参考にしていただきながら、デスクトップ作業のデジタライゼーション促進に取り組んでみていただくのはいかがでしょうか?

 まず、データ化した帳票類を取り扱う中で、最もシステム化が進んでいたのは「自社が発行する取引関連書類(見積書や契約書など)」で、27.2%が専用システム、23.4%がオンプレミスのファイルサーバ、16.1%がクラウドストレージで扱っていた。自社発行の帳票はワークフローを社内完結させられるため、効率的な電子化が進みやすい傾向にあるようだ。一方で「電子化していない」(20.3%)と回答した割合も比較的高く、社外取引の電子化が難しい様子が見える。

 次に電子化が進んでいたのは「EDIや電子契約SaaS、メールなどで取引したデータ」で、やはり専用システム(22.6%)やオンプレミスのファイルサーバ(24.5%)を使っている割合が高かった。ただしやり取りに電子メールやSaaSを使うため、どうしてもメールボックスやダウンロードフォルダといったローカル環境にデータが残る様子も見える

1-3.Webブラウザでは常にGmailやGoogleカレンダーが開いていること

Webブラウザでは常にGmailやGoogleカレンダーが開いていること

このセクションはITエンジニアのような方々には嫌がられる話しかもしれませんが、筆者のような事務系総合職として働く方々であれば、PCのメモリー空き容量が逼迫していない限り、ぜひ習慣にしていただければと思います。

皆さん、お仕事中のWebブラウザでは、いくつぐらいのタブを開いているでしょうか?

筆者の場合、Webブラウザを起動するたびに毎回20個程度のタブが開くようになっています。

Google Chrome の設定|起動時|前回開いていたページを開く

のようにして、やはりここでもブラウザのデフォルトではなくカスタマイズしています。

よく使うページはおおよそ URL を憶えてしまっているので、例えばこのサイトであればブラウザの URL ボックスに[bind…]と入力しはじめれば、ブラウザの履歴から開くことができるにも関わらずです。

なぜ、そのような設定・運用にしているのか?

それはもう、1秒でも早くその時々に必要な情報を参照したいからだけであります。

とは言え、20個のタブをそのまま表示させているわけではありません。

最近のモダンブラウザにある、「タブの固定(別名、ピン留め)」と共に、「タブのグルーピング」という機能を活用しています。

文字で書いてもわかりにくいでしょうから、ここで筆者の Google Chrome のタブ構成を公開してしまいましょう。

Webブラウザのタブ固定とタブグループを駆使して作業生産性を向上させる

左から順に、どんなタブを開いているのか補足します。

  • 「ダウンロード」タブ ※URLボックスに「chrome://downloads/」と入力
    ダウンロードしたファイルの履歴であり、それぞれのファイルを保存したフォルダーもここから開けます。ご覧のように、所在を覚えたファイルは履歴からどんどん削除して、万が一にも情報ダダ漏れにならないように留意しています。
  • 「Gmail」タブ
    本稿のメインはこれですね。後述する「Googleチャット」もわざわざアプリを使わずにこのビューだけで済ましています。(詳細後述)
  • 「Googleカレンダー」タブ
    メールやチャット・電話で急なスケジュール調整が入っても、デフォルト表示を「2週間」にしてすぐ候補日時にあたりがつけられるようにしていますし、「Googleタスク:ToDoリスト」も常に表示しています。
  • 「Googleドライブ」タブ
    データ共有の本丸ですから、こちらもすぐにファイルを探し出せるようにしています。
  • 「コーポレートサイト」タブ
    www.unirita.co.jp ですね。「社員ほど自社のWebサイトを見ていない」と言われますが、どんな新着情報が公開されているのか、少なくとも顧客対応する上ではマストですよね。
  • 「baindit製品サイト」タブ
    このサイト、www.bindit.jp です。
  • 「intra」グループ:常時2タブ
    イントラネット」で利用するサイト用です。
  • 「KPI」グループ:常時10タブ
    KPI:Key Performance Indicators(重要業績評価指標)の名の通り、GoogleスプレッドシートGoogleドキュメントなど、自身の職務:ロールに紐づく業績管理帳票や定例打ち合わせメモなどを開いています。
  • 「topics」グループ:常時6タブ
    本稿の原稿や一覧管理帳票に加え、参照しているニュース記事なども見つけ次第とりあえずこのグループに放り込んで、ネット上からの情報収集結果を1ヶ所に集積しています。

2.Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:基本編

Gmailで作業効率を向上させる12のメソッド:基本編

この章は基本編として、Gmailで使いこなしたい機能を中心に紹介します。

すでに設定済みという方が多いかもしれませんが、筆者なりのちょっとした工夫などが参考にしていただけるかもしれません。

2-1.メール署名は新規作成時だけでなく返信時も文頭に入れる

メール署名は新規作成時だけでなく返信時も文頭に入れる

メールの署名:Signature(シグネチャー)は、手紙の文末に添えられるものがメールでも使われるようになりましたが、筆者はあのスペースを「名刺」だと考えています。

オンライン名刺ではなくテキスト名刺ですね。

テキスト名刺ということは、部署名、電話番号、オフィス所在地、WebサイトURLなど、紙の名刺と同じ情報を記載しておくことはもちろん、紙の名刺と違って面積の制約がなくなっていますから、自身が担当するプロダクト=商品=製品・サービスのURLなども記載しておいて、相手の方に知っておいて欲しい「基本(デモグラフィック)属性」を記載しています。

特に、電話番号や所在地情報は、先様が細かいニュアンスを伝えたい時などにすぐ電話がかけられたり、郵送物を送りたい時にすぐ住所が書けたり、一度署名に設定さえしておけば情報の非対称性軽減に役立つのですから、相手本位な双方向コミュニケーションも促進できるでしょう。

そんな意図もあって、1つのトピック(件名:スレッド)としてやり取りするメールには、必ず1回、筆者のメール署名=テキスト名刺が記載されるようにしています。

ところが、Gmailの署名は、下記設定項目がデフォルトではチェックされていないので困りものです。

返信で元のメッセージの前に署名を挿入し、その前の「--」行を削除する。

返信ということは、自分以外の方から自分宛てにメールが着信しているのですから、その方は自分の名刺情報はわかった上で送ってきている、であればうっとうしい署名情報は文末にあればよい。

Gmail チームのプロダクトマネージャーや UI/UX リーダーがそう考えているのなら致し方ありませんが、果たしてそれが正解でしょうか?

メールの新規作成時はもちろん、メールの署名は「~よろしくお願いいたします。」の下にあってこそ手紙の署名と同様の役割を果たすはずですから、変にへりくだって先様から届いたメールテキストの下に署名を添えても、そもそも目に入らなければ意味がないのではないでしょうか?

さらにこの「メールの署名は文末」という設定によって見苦しい上にイラッとさせられるのが、返信のたびにダラダラと同じ署名が何度も何度も繰り返して文末に追記されていくアレです。

筆者はこれを「金魚のフン」と名付けて、周囲に啓蒙していたことがありました。

イラッとついでに、もう一つ署名がらみでお伝えするなら、リッチテキスト=HTML形式で送られてくる「キラキラ署名」でしょうか。

WebサイトのURLをテキストで記載するのではなく、「ユニリタ コーポレートサイト」のようにハイパーリンクにしてしまったり、名刺アプリのQRコードやロゴマークなどの画像を添えてしてしまっているアレですね。

前任地で公開した記事でも、意図は異なりますが少しだけ触れておりました。

特に、メールなどでURLを送る場合は、何も考えずにクリックしてしまう詐欺被害者予備軍がこの世界にはたくさんいることにも想像を巡らせて、せめてページタイトルを添えるなどして、受け手に「クリック詐欺か?」などの不信感を与えないように配慮したいものです。

もう少し具体的な記事を見つけたのでご紹介します。

HTMLは文字の装飾や画像の挿入など、通常のメールよりもできることが多いのが魅力です。視覚的な美しさを重視したい場合は有効なツールと言えるでしょう。

しかし、いろいろなことができる以上、悪事も行いやすくなります。HTMLに悪意のあるスクリプトを埋め込み、メールを開いたデバイスをウイルスに感染させることもできます。URLをクリックしたり添付ファイルを開いたりしたときはもちろん、HTMLメールを開封しただけでも感染するおそれがあるため要注意です。

メールをやり取りしている先様をリスペクトしているなら、「クリック詐欺か?」などという疑念や不審を持たれることがないよう、特にHTML形式にしなければならない理由がない限り、メールの基本はプレーンテキスト形式、署名は1回だけ自身が送信するメールの文末に記載することをオススメします。

2-2.Gmailのラベルとメールフィルタリング機能をこれでもかと使う

Gmailのラベルとメールフィルタリング機能をこれでもかと使う

この記事をご覧いただいている皆さんなら、Gmailの「ラベル」機能はご存知ですよね?

他のメールソフトであれば「フォルダー」などと呼ばれるものですが、Gmailの場合は物理的なフォルダーの間を移動するという概念ではなく、ラベルを付けてアーカイブするという考え方で、メールの振り分け=フィルタリング機能を利用します。

筆者の場合、各種ニュース媒体等のメールニュースが大量に着信しますので、新たな送信元からの着信があり次第、当該メールのビュー右上にある「メールの自動振り分け設定」を使って、下記のような設定を施しています。

  • 「From:送信者」のアドレスすべてではなく@以降のドメインを指定
  • 必要に応じて「件名」や「含む」で絞り込む
  • ✔ 受信トレイをスキップ (アーカイブする) ※ラベル付けだけでスキップしない場合あり
  • ✔ 既読にする ※ドメインによっては既読にしない場合あり
  • ✔ ラベルを付ける ※情報のカテゴリーとして、news/xxxxx などのラベルを順次作成
  • ✔ 迷惑メールにしない ※スパムメールDBの影響を受けないようにする
  • ✔ 重要マークを付けない ※そこはTPOによって個別に判断する人間のお仕事

その結果、受信トレイのビューには各種ニュース以外、人間様とやり取りしているメールだけが残ります。

未読メールは原則ゼロ、後述する理由もあって「先様がボールを持っているメール」ばかりになりますから、未対応メールの山がストレスになることなどここ何年か感じた記憶がございません。

下の図は、とある日の筆者の受信トレイです。

未対応メールの山になってストレスを感じるような記憶が無い筆者の受信トレイ

左側のナビゲーションを見ると、デフォルトでは「非表示」になっている「迷惑メール」などもすべて「表示」させて、「あれ?まだメールが届かないな」という時にもすぐさまチェックできるようにしています。

その下の「0_unirita」というラベルの配下には、プロダクト別のお客様とのやり取りや、自身のロールやタスク、関係部署などに応じたラベルを用意して、「あれ?あの情報は確かメールに書いてあったよな?」という時にも探しやすくしています。

もしラベルの中に見つからなければ、Gmailが他のメールソフトを圧倒するであろう「全文検索」機能を使えば、たいていのメールは見つけられます。

その結果、この図の受信トレイには11件しか残っておらずすべて既読ですから、原則として筆者がボールを持っているメールはこの世に存在しない、先様がボールを持っているメールへのレスポンスを待つだけというスッキリした状態にできており、常に心の安寧が保たれています。

2-3.必要に応じてメールテンプレート(雛型)を使う

必要に応じてメールテンプレート(雛型)を使う

好きか嫌いかは別にして、皆さんメールの書き出しや締めの定型文ってありますよね?

〇〇株式会社

〇〇さま

 

いつもお世話になっております。

ユニリタ 〇〇です。

 

 

 

以上、よろしくお願いいたします。

筆者はこのようなテキストを、メール署名としてGmailに設定して、中間の空白行のところを手入力しています。

それに対し、前述した筆者の受信トレイの図にある「下書き(12件)」というのが、Gmailのテンプレートとして作成した雛型たちです。

自身の役割:ロールに応じて、「Web問い合わせ対応」だったり「セミナー受講票送付」だったりといった定型:ルーティン・タスクがあり、その際に送るメールを雛型化しているわけです。

ただし、「Web問い合わせ対応」などは個別最適させる必要がありますから、その部分は毎回手入力でカスタマイズするものの、はじめてやり取りするお客様であれば、「今お届けしたい情報」は雛型にしておいて、情報提供の抜け漏れを防止しています。

似たような問い合わせをメールで受けるたびに同じ内容を入力するのが面倒な場合に感じる場合があります。このような場合は、作成した返信文をテンプレートとして保存できます。テンプレートには、署名を含めることもできます。後でそのテンプレートを開いて数回クリックするだけで、同じ内容のメールを何度でも送信できます。

注: メール テンプレートを使用できるのは、ウェブ版 Gmail でのみです。Gmail のモバイルアプリでは使用できません。

前編は以上とさせていただきますので、ぜひ続きは後編をご覧ください。

参考文献・ニュース ※随時追加

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